Кратко о проекте

Компания регулярно формировала ТОРГ-12 по поставкам с большим количеством позиций. Самым узким местом была не печать формы, а сверка приложений и подтверждающих документов: подготовка занимала много времени, а проверка у заказчика — ещё больше. Из-за задержек оплата поставок и работ сдвигалась на месяцы, что приводило к существенным потерям в оборотном капитале.


Мы внедрили систему, которая автоматически сверяет приложения и формирует закрывающие документы по заданным правилам — и предоставили заказчику доступ для проверки. В результате подготовка комплекта ускорилась до 1–2 дней, и проверка у заказчика также заметно сократилась.

Исходные условия

  • ТОРГ-12 формировались по поставкам, где очень много строк/позиций.
  • Для подготовки требовалась сверка приложений (спецификации, реестры, подтверждающие документы, согласованные условия и т.п.).
  • Ручная сверка занимала значительное время, а затем начинался второй цикл — долгая проверка у заказчика.
  • Итог: закрывающие документы и акты подписывались поздно, денежный цикл растягивался на месяцы.

Проблема

При большом количестве позиций даже небольшие расхождения приводят к “эффекту домино”:

  • несостыковки по позициям/количествам/номенклатуре → возвраты на исправление;
  • повторные итерации сверки → накопление хвостов;
  • проверки у заказчика становятся длинными, потому что сложно быстро доказать корректность комплекта документов.

В результате компании “зарабатывают на бумаге”, но деньги получают поздно — теряя оборотный капитал.


Решение

Мы построили контур автоматической подготовки ТОРГ-12 и закрывающих на основе имеющейся документации и правил компании.


Автоматическая сверка приложений

Система:


  • собирает связанные документы/приложения по поставке;
  • сверяет позиции и атрибуты по правилам (соответствие номенклатуры, количества, условий, обязательных приложений);
  • фиксирует расхождения и показывает, что именно не совпало, чтобы быстро исправить.


Формирование ТОРГ-12 по правилам

После успешной сверки система автоматически:


  • готовит ТОРГ-12 и сопутствующие закрывающие документы;
  • формирует комплект “как нужно заказчику” (структура, порядок, набор вложений);
  • оставляет прозрачный след: какие документы стали основанием, какие правила применились.


Доступ заказчика к системе для проверки

Ключевой ход — не только ускорить подготовку, но и сократить вторую половину цикла:


  • заказчику предоставили доступ для проверки прямо в системе;
  • проверяющий видит связки, основания, результаты сверки и спорные места;
  • вопросы закрываются быстрее, потому что доказательная база уже собрана.

Результаты

  • Подготовка закрывающих документов ускорилась до 1–2 дней.
  • Проверка у заказчика сократилась, потому что проверка стала “прозрачной”: видно основания, сверки и расхождения.
  • Денежный цикл стал короче, что дало прямой эффект по оборотному капиталу: меньше зависаний оплат из-за “бумажных” задержек.

Почему это сработало

  1. Автоматизация была направлена не на “красивый документ”, а на сверку и доказуемость — то, что реально тормозило процесс.
  2. Система опиралась на имеющиеся документы и правила, а не требовала перестраивать процессы под “идеальный шаблон”.
  3. Дали доступ заказчику — это сняло “пинг-понг” писем и повторных запросов и ускорило согласование.