О проекте

Компания обрабатывала около 1 000 первичных документов в день из разных источников (ЭДО, почта, внутренняя СЭД). Ручной ввод реквизитов и проверки занимали значительную часть времени команды.
Мы внедрили ИИ Коллектив для интеллектуальной обработки документов (IDP) и связали его с 1С через RPA и прямые интеграции. В результате доля автоматического заполнения превысила 80% потока, а рутинная нагрузка сократилась на ~20 FTE (≈ 3 360 часов в месяц).

Исходные условия

  • Объём: ~1 000 документов/день (счета, акты, УПД, приложения, сопроводительные документы).
  • Источники: ЭДО + почта + внутренняя СЭД.
  • Процесс: нужно было проверить корректность атрибутов для принятия к учёту и затем принять документы в учётной системе.
  • Целевая система: 1С, загрузка через RPA и прямые интеграции.
  • Ограничение: решение должно работать в реальном документообороте с “живыми” документами и вариативностью форматов.

Проблема

При высокой входящей нагрузке основное “узкое горлышко” создают три вещи:

  1. Ручной ввод реквизитов и перенос данных в 1С/СЭД.
  2. Проверки перед принятием к учёту: комплектность, совпадение сумм, корректность реквизитов, соответствие договору/основанию.
  3. Исключения и возвраты: исправления, повторная проверка, повторная загрузка.

Это приводит к задержкам, накоплению хвостов и росту рисков — особенно когда поток документов идёт сразу из нескольких каналов.

Решение

Мы построили “конвейер учёта расчётов”, где ИИ берёт на себя понимание документов и подготовку данных, а интеграционный слой доводит результат до 1С:



Интеллектуальная обработка документов (IDP)

ИИ Коллектив не просто распознаёт текст, а понимает документ:


  • распознаёт сканы и файлы;
  • определяет тип и структуру;
  • извлекает реквизиты и значения в карточку документа (номер, дата, сумма, контрагент, подписанты и др.);
  • нормализует данные для учётной системы.


ИИ-контроль перед принятием к учёту

Система выполняет автоматические проверки, необходимые для принятия:


  • корректность и заполненность обязательных атрибутов;
  • согласованность реквизитов между документами комплекта;
  • выявление расхождений (суммы/даты/основания/реквизиты);
  • формирование понятного протокола ошибок для исправления.


Загрузка в 1С через RPA и интеграции

После успешной проверки:


  • данные автоматически передаются в 1С (создание/заполнение документов и связей);
  • прикрепляются файлы-основания;
  • статусы и результаты возвращаются в контур документооборота;
  • “исключения” уходят на ручную обработку по понятным причинам.

Результаты

  • Доля автозаполнения: >80% от общего объёма документов.
  • Экономия рутины: ~20 FTE ≈ 3 360 часов/мес (пересчёт по 168 ч/мес на 1 FTE).
  • Снижение рисков: больше проверок выполняется автоматически и одинаково строго на всём потоке; меньше случайных пропусков и “человеческих” ошибок.
  • Ускорение обработки: быстрее проходит цикл “получили → проверили → приняли к учёту → загрузили в 1С”, что улучшает управляемость процесса и влияет на скорость закрытия операций.

Почему это сработало

  1. Мы автоматизировали не один шаг (OCR), а полный цикл до учёта: извлечение → контроль → загрузка.
  2. Система была рассчитана на “реальные” документы из разных каналов — и на режим исключений, а не только на идеальные шаблоны.
  3. Интеграция в 1С сделана практично: где возможно — напрямую, где нужно — через RPA, чтобы не тормозить внедрение.